Kleinunternehmerregelung: Pflichtangaben auf der Rechnung (§19 UStG)
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Er beschreibt die allgemeine Rechtslage – prüfen Sie Grenzfälle mit Ihrem Steuerberater.
Kleinunternehmer-Rechnungen haben eine eigene, kürzere Liste von Pflichtangaben
Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Rechnungen von Kleinunternehmern nach §19 UStG eigene Regeln (§34a UStDV) statt der vollständigen Liste aus §14 UStG. Enthalten sein müssen: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers; Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. (oder, falls vorhanden, Ihre Kleinunternehmer-Identifikationsnummer); das Ausstellungsdatum; Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung; sowie das Entgelt in einer Summe. Nicht erforderlich sind: eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung und jede Angabe zu Steuersatz oder Steuerbetrag – Umsatzsteuer wird ja gar nicht erhoben. Viele Unternehmen nummerieren ihre Rechnungen und nennen das Leistungsdatum trotzdem, weil es die Buchhaltung sauber hält.
Der Pflichthinweis nach §19 UStG
Jede Kleinunternehmer-Rechnung muss angeben, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§34a Nr. 5 UStDV), zum Beispiel: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Das ist ein Pflichtbestandteil der Rechnung, keine bloße Höflichkeit – und es verhindert außerdem, dass Geschäftskunden einen Fehler vermuten, wenn eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ankommt.
Die neue 100.000-€-Grenze seit 2025
Seit der Reform des §19 UStG zum 1. Januar 2025 gelten zwei Schwellenwerte: Der Vorjahresumsatz darf 25.000 € nicht überschritten haben, und der Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf 100.000 € nicht übersteigen. Die wichtigste Änderung gegenüber der alten Rechtslage betrifft den zweiten Wert: Wird die 100.000-€-Grenze während des Jahres tatsächlich überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort – ab genau dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, gilt die Regelbesteuerung, rückwirkend bleibt aber alles bis dahin steuerfrei. Es zählt der tatsächliche, nicht der zu Jahresbeginn erwartete Umsatz, und es gibt keine Übergangsfrist. Wer nah an dieser Grenze wirtschaftet, sollte seinen laufenden Umsatz im Blick behalten – ein kurzer Check reicht, um zu wissen, wo man steht. Im Jahr der Gründung gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung eine Grenze von 25.000 € – nicht 100.000 € –, und sie wird nicht auf ein volles Jahr hochgerechnet (BMF-Schreiben vom 18. März 2025).
Und wie sieht es mit E-Rechnungen aus?
Kleinunternehmer sind nach §34a UStDV dauerhaft von der Pflicht befreit, selbst E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) auszustellen – das gilt auch nach der vollständigen Einführung der E-Rechnungspflicht 2028 weiter. Eine Pflicht bleibt aber bestehen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen, auch Kleinunternehmer, eingehende E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Wer unsicher ist, welche Regel im eigenen Fall greift, findet in drei Fragen eine klare Antwort.
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Prüfen Sie mit dem Kleinunternehmer-Rechner in Sekunden, ob Sie noch unter 25.000 € / 100.000 € liegen.
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